Histograma de recursos de obra en Excel paso a paso

El cronograma dice qué se hace y cuándo. El histograma de recursos dice cuánta gente hace falta para cumplirlo. Y es justo ahí donde muchas obras se rompen: el Gantt cuadra en la pantalla, pero una semana necesita 62 personas y en la obra solo caben, o solo hay contratadas, 50.

Para un planner, el histograma es la conversación más útil con el jefe de obra y con compras: cuándo traer cuadrillas, cuándo reservar equipos y dónde está el riesgo de no llegar. Y como la curva S, es una de las primeras herramientas que un joven profesional aprende a defender en una reunión.

En BeelanceShop creemos que la excelencia empieza por hacer las cosas correctas. Un plan que no se puede ejecutar con los recursos disponibles no es un plan correcto, por bonito que sea el Gantt. En esta guía construimos el histograma en Excel desde cero, detectamos el pico y lo nivelamos.

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La versión ampliada de esta plantilla: hasta 40 actividades, 8 oficios con su capacidad, 52 semanas, histograma apilado por oficio, nivelación con aviso de holgura y tabla de sobrecargas. Bilingüe (español e inglés), protegida, sin macros y con manual en PDF.

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Qué es un histograma de recursos

Es un gráfico de columnas: en el eje horizontal, las semanas del proyecto; en el vertical, las personas (u horas-hombre, o equipos) que necesitas cada semana. Sobre él se dibuja una línea con la capacidad: lo que puedes tener de verdad en obra por espacio, contrato o mercado.

Leerlo es sencillo:

• Columnas por encima de la línea: semanas imposibles tal como están planificadas.
• Subidas y bajadas bruscas: contratar y despedir cuadrillas cuesta dinero y productividad.
• Forma ideal: una subida progresiva, una meseta estable y una bajada ordenada.

Los datos que necesitas

Por actividad, solo cuatro datos: nombre, semana de inicio, duración en semanas y cuadrilla media en personas. El ejemplo es una obra de 20 semanas con 10 actividades, capacidad de 50 personas y jornadas de 45 horas semanales.

¿De dónde sale la cuadrilla? De dividir la cantidad de obra entre el rendimiento y la duración. Si no tienes rendimientos fiables, al final te contamos dónde encontrarlos.

Paso a paso en Excel

Las fórmulas van en Excel en español (separador ;). Entre paréntesis tienes el nombre en inglés.

1. Escribe las actividades. En B7:E16: actividad, inicio, duración y cuadrilla. En F7 calcula la semana de fin: =C7+D7-1.
2. Crea la fila de semanas. En G6:Z6, los números del 1 al 20.
3. Reparte la cuadrilla en el tiempo. En G7, y arrastra hasta Z16:

   =SI(Y(G$6>=$C7;G$6<=$F7);$E7;0)

   Si la semana cae dentro de la actividad, pone su cuadrilla; si no, cero (SI = IF, Y = AND). Fíjate en los $: fijan la fila de semanas y las columnas de datos al arrastrar.
4. Suma las personas de cada semana. En G17: =SUMA(G7:G16) y arrastra a la derecha. Esa fila es tu histograma.
5. Añade capacidad y alerta. En E3 escribe la capacidad (50). En la fila 18 =$E$3, y en la fila 21:

   =SI(G17>G18;"SÍ";"")

   Con un formato condicional en rojo cuando G17>G18, las semanas imposibles saltan a la vista.
6. Dibuja el gráfico. Selecciona G17:Z17 → Insertar → Columna agrupada. Añade la fila de capacidad como segunda serie y cámbiala a línea discontinua roja.

Así queda la hoja completa del ejemplo, con la matriz de semanas, los totales, los indicadores y el gráfico:

Los indicadores que importan

Debajo del gráfico, cuatro números resumen la salud del plan:

• Pico: =MAX(G17:Z17). En el ejemplo, 62 personas.
• Semana del pico: =INDICE(G6:Z6;COINCIDIR(MAX(G17:Z17);G17:Z17;0)) (INDEX + MATCH). Aquí, la semana 12.
• Horas-hombre: personas × 45 h cada semana y su acumulado. El total, 24.750 HH, es la misma curva S de esfuerzo que vimos en el artículo de la curva S.
• Pico / media: el pico dividido entre la media de las semanas con actividad (27,5). Da 2,25. Por encima de 1,5 el histograma es demasiado “puntiagudo”: muchas altas y bajas de personal.

Nivelar: el mismo trabajo, sin el pico

Nivelar es mover en el tiempo las actividades que tienen holgura, sin tocar la fecha final, para que ninguna semana pase de la capacidad. En el ejemplo, la semana 12 junta el final de la estructura con el inicio de albañilería y de las dos instalaciones.

Las instalaciones mecánicas tienen holgura: pueden empezar una semana después sin retrasar la puesta en marcha. Cambia su inicio de 12 a 13 y el histograma se recalcula solo:

Mismas 24.750 horas-hombre, misma fecha de fin, pero el pico baja de 62 a 50 personas y la relación pico / media mejora de 2,25 a 1,82. Si ninguna actividad tiene holgura, las alternativas son alargar la actividad con menos gente, abrir un segundo turno o hablar con el cliente del plazo, pero con números en la mano.

Errores comunes

• Mezclar oficios en un solo número. 50 personas no sirven si 30 tienen que ser soldadores. Haz un histograma por oficio crítico.
• Cuadrillas “a ojo”. Si la cuadrilla no sale de cantidad ÷ rendimiento, el histograma es una opinión con columnas.
• Olvidar la capacidad real. Espacio de trabajo, alojamiento, accesos y contratos también limitan, no solo el mercado.
• Nivelar moviendo la ruta crítica. Si desplazas una actividad sin holgura, retrasas toda la obra. Comprueba primero en el cronograma.
• No actualizarlo. El histograma se revisa cada semana con el avance real, igual que la curva S.

¿De dónde salen las cuadrillas? Los rendimientos

Todo el histograma descansa en una pregunta: ¿cuántas personas y cuántas semanas necesita cada partida? La respuesta es la cantidad de obra dividida entre el rendimiento de la cuadrilla. Sin rendimientos fiables, el mejor histograma del mundo se construye sobre arena.

Por eso creamos nuestra plantilla de rendimientos de obra: eliges la partida, pones tu medición y los frentes de trabajo, y te devuelve la duración, la cuadrilla por oficio, las horas-hombre, los equipos y los materiales, listos para llevar a este histograma o a Primavera P6.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es un histograma de recursos?

Es un gráfico de columnas con el tiempo en el eje horizontal (normalmente semanas) y los recursos necesarios en el vertical: personas, horas-hombre o equipos. Encima se dibuja la capacidad disponible para ver qué semanas no se pueden cumplir.

¿Qué diferencia hay entre histograma de recursos y de personal de obra?

Es el mismo gráfico. «Histograma de personal» o «de mano de obra» se usa cuando el recurso son personas; «de recursos» incluye también equipos o maquinaria.

¿Cómo se hace un histograma de personal en Excel?

Con una tabla de actividades con su cuadrilla, semana de inicio y de fin; una fórmula que reparte las personas de cada actividad en sus semanas; la suma por semana; y un gráfico de columnas con una línea de capacidad. El paso a paso y la plantilla gratis están en esta guía.

¿Qué es nivelar recursos?

Mover en el tiempo las actividades que tienen holgura, sin cambiar la fecha final, para que ninguna semana supere la capacidad. En el ejemplo de esta guía el pico baja de 62 a 50 personas con las mismas horas-hombre.

¿Qué relación pico/media es buena?

Por debajo de 1,5 el histograma es razonablemente estable. Por encima, hay muchas altas y bajas de personal, lo que encarece la obra y complica la contratación.

¿El histograma sustituye a Primavera P6?

No: lo complementa. Te deja revisar y nivelar la carga antes de cargar recursos en P6, o hacerlo en proyectos donde no se usa P6.

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Datos del ejemplo solo orientativos. Primavera P6 es una marca de Oracle; BeelanceShop no está afiliada.