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Una punch list no fracasa por tener muchos puntos. Fracasa cuando nadie puede responder en un minuto a tres preguntas: qué impide liberar este sistema, quién lo tiene que cerrar y para cuándo.
En este artículo verás cómo estructurar la lista para responderlas, qué significa cada categoría, y cómo montar un semáforo que no dependa de que alguien pinte celdas a mano.
La plantilla de esta guía
Con las fórmulas del artículo puedes construirla tú mismo. Si prefieres ahorrarte el trabajo, tienes la punch list de esta guía: 100 puntos, 8 sistemas, categorías A/B/C, semáforo automático por fecha y estado por sistema, en español e inglés y sin macros, por 5 € en nuestra tienda de Etsy. Pronto formará parte del Pack Control de Proyectos.
Ver la plantilla en Etsy · 5 €1. Organiza la lista por sistema, no por contratista
El comisionado avanza por sistemas: agua de refrigeración, aire de instrumentos, media tensión. La pregunta que importa es si un sistema se puede liberar, y esa respuesta cruza varias disciplinas. Por eso el sistema es la primera columna y el contratista es solo un filtro.
Cada punto necesita estos datos, y ninguno sobra:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Sistema y tag | Saber dónde está y qué bloquea |
| Descripción | Una acción verificable, no una queja |
| Categoría | Qué hito impide |
| Disciplina y responsable | Una sola persona o empresa que lo cierra |
| Detectado y objetivo | Antigüedad y semáforo |
| Estado y fecha de cierre | Avance real, con trazabilidad |
Describe el punto para que un tercero pueda verificarlo. «Revisar bomba» no se puede cerrar. «Falta guarda del acople de P-101A» sí.
2. Categorías A, B y C: qué bloquea cada una
| Cat. | Criterio habitual | Ejemplo |
|---|---|---|
| A | Impide avanzar de forma segura. Se cierra antes de la siguiente etapa o de energizar. | Guarda de acople ausente, prueba de lazo sin firmar |
| B | No impide la siguiente etapa, pero debe cerrarse antes de la entrega. | Soporte provisional sin retirar |
| C | Menor o estético. Se acuerda su cierre posterior. | Retoque de pintura, rótulo con errata |
Las definiciones exactas y el hito que bloquea cada categoría las fija tu contrato o tu procedimiento de comisionado. Lo importante es acordarlas antes del primer recorrido, porque una categoría discutida punto por punto consume más reuniones que el propio trabajo.
3. Cuatro estados bastan
Abierto, En curso, Por verificar y Cerrado. El tercero es el que más se olvida y el que más protege: quien ejecuta dice que está listo, pero solo quien detectó el punto, o quien tenga esa autoridad, lo da por cerrado.
4. Semáforo por fecha, no por colores a mano
El semáforo se calcula comparando la fecha objetivo con la fecha de corte:
=SI(Estado="Cerrado"; "Cerrado";
SI(Objetivo < Corte; "Vencido";
SI(Objetivo - Corte <= 7; "Por vencer"; "En plazo")))Usa una fecha de corte en una celda en lugar de HOY(). Así el informe de cada semana queda congelado y se puede comparar con el anterior. En la plantilla, los días de aviso también son un dato que puedes cambiar.
5. La vista que importa: estado por sistema
La plantilla trae 11 puntos de ejemplo con corte el 30 de noviembre. El resumen sale con CONTAR.SI.CONJUNTO por sistema y categoría:
| Sistema | Total | A abiertos | B abiertos | C abiertos | Vencidos | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| S-101 Agua de refrigeración | 4 | 2 | 1 | 1 | 2 | Bloqueado |
| S-102 Aire de instrumentos | 3 | 0 | 0 | 1 | 0 | Con pendientes |
| S-201 Media tensión | 4 | 0 | 0 | 1 | 0 | Con pendientes |
El proyecto va al 45 % de puntos cerrados, pero ese porcentaje dice poco. La lectura útil es otra: dos puntos de categoría A, ambos vencidos, bloquean S-101. Esa es la agenda de la reunión de mañana.
6. Errores que hunden una punch list
- Puntos sin dueño. «Contratista» no es un responsable si hay cuatro en la obra.
- Puntos duplicados. Dos recorridos, dos descripciones, un solo defecto. Revisa por tag antes de añadir.
- Reabrir sin rastro. Si un cierre no se sostiene, vuelve a «Abierto» y borra la fecha de cierre, para que su antigüedad siga contando.
- Reportar solo el total. Cien puntos C pesan menos que un solo A.
Que cada punto tenga dueño y fecha
Acuerda las categorías, recorre por sistema y mira cada semana los A vencidos antes que el total.
- Plantilla completa: Punch list de comisionado (5 € en Etsy), con semáforo y estado por sistema.
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Datos del ejemplo solo orientativos. Los criterios de cada categoría dependen del contrato y del procedimiento de cada proyecto.