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Control de Flujo de Caja y Valor Ganado: la plantilla de Excel que le dice a tu comité si la obra va bien de verdadProject Cash Flow & Earned Value Control: the Excel template that tells your board whether the project is really on track
Un libro de Excel sin macros para proyectos de construcción que une tres cosas que casi siempre viven separadas: la caja, el valor ganado y el contrato. Lo cargas una vez al mes y te devuelve un veredicto en verde, ámbar o rojo, con las decisiones que hay que tomar.A macro-free Excel workbook for construction projects that brings together three things that usually live apart: cash, earned value and the contract. Update it once a month and it hands you a green, amber or red verdict, with the decisions to take.
El problema: el informe mensual dice «vamos bien»The problem: the monthly report says "we're fine"
Un saldo de caja mensual positivo puede esconder semanas en negativo. Un CPI de 0,98 parece inofensivo hasta que el trabajo restante tiene que rendir un 5 % más para cerrar en presupuesto. Y un certificado de pago sin cobrar, o un aviso FIDIC fuera de plazo, cambia la tesorería tanto como cualquier pago.A positive monthly cash balance can hide negative weeks. A CPI of 0.98 looks harmless until the remaining work has to perform 5% better to finish on budget. And an unpaid payment certificate, or a late FIDIC notice, moves your cash as much as any payment.
Esta plantilla junta esas tres miradas en un solo libro, con datos que ya tienes: pagos, cobros, contratos y el avance de tu programa de obra.This template brings those three views into one workbook, using data you already have: payments, collections, contracts and progress from your schedule.
1 · Configuración y navegación1 · Settings and navigation
Todo se define en una hoja: idioma (español o inglés), moneda base, unidad de reporte (unidades, miles o millones), fechas de inicio y de corte, umbrales del semáforo, saldo mínimo de caja y parámetros contractuales FIDIC.Everything is set on one sheet: language (English or Spanish), base currency, reporting unit (units, thousands or millions), start and cut-off dates, traffic-light thresholds, minimum cash and FIDIC contract parameters.
Un ribbon de botones con íconos, en la cabecera de cada hoja, te lleva a cualquiera de las 15 hojas y resalta en dorado dónde estás. Sus textos cambian con el idioma.An icon ribbon at the top of every sheet takes you to any of the 15 sheets and highlights where you are in gold. Its labels switch with the language.
2 · Registro de pagos y cobros en tablas que crecen solas2 · Payments and collections in self-growing tables
Cada pago se registra con su partida WBS, proveedor, contrato u orden de compra, moneda y fecha programada; al pagarlo, añades la fecha real. Los cobros llevan avance, amortización del anticipo y retención.Each payment is logged with its WBS item, supplier, contract or purchase order, currency and scheduled date; once paid, you add the actual date. Collections carry progress, advance recovery and retention.
Son tablas de Excel: escribes en la primera fila libre y la tabla se amplía sola con sus fórmulas, formatos y listas desplegables. Las partidas, proveedores, monedas y contratos nuevos aparecen solos en todo el libro.They are Excel tables: type in the first empty row and the table grows on its own with its formulas, formats and dropdowns. New items, suppliers, currencies and contracts show up across the whole workbook.
3 · Flujo de caja mensual: real + forecast3 · Monthly cash flow: actual + forecast
La matriz mensual separa con una línea de corte los meses reales de los de forecast y sigue la cascada que pide tesorería: saldo inicial, ingresos, CAPEX, OPEX, flujo neto y saldo acumulado.The monthly matrix splits actual from forecast months with a cut-off line and follows the cascade treasury expects: opening balance, inflows, CAPEX, OPEX, net flow and closing balance.
Un selector cambia la vista entre Real + Forecast, Plan y Varianza, con presupuesto y semáforo por partida al final de cada fila.A selector switches between Actual + Forecast, Plan and Variance views, with budget and a traffic light per item at the end of each row.
4 · Rolling de 13 semanas: la semana exacta en que falta caja4 · 13-week rolling: the exact week you run short of cash
El mismo registro, agrupado por semanas ISO de lunes a domingo. La fila de holgura frente al saldo mínimo se pone roja en la semana exacta en que la caja no llega, y debajo aparece el calendario de pagos y cobros críticos con proveedor, contrato e importe.The same log, grouped by ISO weeks from Monday to Sunday. The headroom row against your minimum cash turns red in the exact week cash falls short, and below it sits the calendar of critical payments and collections, with supplier, contract and amount.
En el proyecto de ejemplo, el mes de agosto cierra en positivo, pero la semana 34 queda 146,5 k por debajo del mínimo: un pago de equipos llega antes que el cobro de la valuación.In the sample project, August closes positive, yet week 34 sits 146.5k below the minimum: an equipment payment lands before the valuation is collected.
5 · Dashboard ejecutivo5 · Executive dashboard
Seis indicadores en tarjetas (presupuesto, comprometido, pagado, forecast, ingresos cobrados y saldo de caja) y cuatro gráficos: flujo mensual con saldo acumulado, CAPEX vs OPEX, presupuesto vs EAC por partida y saldo semanal frente al mínimo.Six indicator cards (budget, committed, paid, forecast, inflows collected and cash balance) and four charts: monthly cash flow with closing balance, CAPEX vs OPEX, budget vs EAC by item and weekly balance against the minimum.
6 · Dashboard EVM para la dirección6 · EVM dashboard for leadership
Es la hoja para el comité. Arriba, un veredicto automático (verde, ámbar o rojo), tres frases que leen el corte en lenguaje de gerencia y tres decisiones sugeridas: la partida con peor CPI, el aviso de extensión de plazo si el fin previsto se retrasa y los certificados pendientes de cobro.This is the sheet for the board. At the top, an automatic verdict (green, amber or red), three sentences that read the cut-off in plain management language and three suggested decisions: the item with the worst CPI, an EOT notice if the forecast finish slips, and payment certificates still to be collected.
Debajo, 8 indicadores (CPI, SPI, SPI(t), TCPI, EAC, VAC, avance físico y fin previsto), la curva S con la proyección al EAC, la tendencia mensual de CPI y SPI, el EAC por 4 métodos y la diana CPI vs SPI con los cuadrantes de fondo. Cierra con la matriz de control por partida y un panel contractual FIDIC 2017.Below, 8 indicators (CPI, SPI, SPI(t), TCPI, EAC, VAC, physical progress and forecast finish), the S-curve with its projection to EAC, the monthly CPI and SPI trend, EAC by 4 methods and the CPI vs SPI bull’s-eye on a quadrant background. It closes with the control matrix by item and a FIDIC 2017 contract panel.
La diana: qué partidas tienen sobrecosto o atrasoThe bull’s-eye: which items are over budget or late
Cada partida es un punto con su propio color. El cuadrante rojo (sobrecosto y atraso) es donde hay que actuar ya; a la derecha, el gráfico de impacto ordena las partidas por lo que suben o bajan el costo final.Each item is a point with its own colour. The red quadrant (over budget and late) is where to act now; on the right, the impact chart ranks items by how much they raise or lower the final cost.
7 · Avance físico: copiar y pegar desde tu programa7 · Physical progress: copy and paste from your schedule
Pegas la curva de avance acumulado que exporta MS Project, Primavera P6 o cualquier otro programa: en porcentaje (0–1 o 0–100) o en moneda, que la plantilla convierte sobre el presupuesto. Si además pegas el avance por partida, alimenta el valor ganado de cada una.Paste the cumulative progress curve exported from MS Project, Primavera P6 or any other scheduler: as a percentage (0–1 or 0–100) or as currency, which the template converts against the budget. Paste progress by item too and it feeds each item’s earned value.
Cinco controles automáticos revisan los datos al pegarlos: valores entre 0 y 100 %, curvas que no bajan, último real en el mes de corte, pesos que suman 100 % y plan al 100 % en la fecha contractual.Five automatic checks review the data as you paste: values between 0 and 100%, curves that never go down, last actual in the cut-off month, weights adding up to 100% and plan at 100% on the contract date.
8 · Registro contractual FIDIC 20178 · FIDIC 2017 contract log
Tres tablas para lo que mueve el precio y la caja: variaciones (Cl. 13), reclamos (Cl. 20) con sus límites de aviso a 28 días y de reclamo detallado a 84 días, y certificados de pago interinos (Cl. 14) con su vencimiento y días reales de pago. Las alertas avisan de avisos fuera de plazo, detalles vencidos y certificados impagados.Three tables for what moves price and cash: variations (Cl. 13), claims (Cl. 20) with their 28-day notice and 84-day detailed-claim limits, and interim payment certificates (Cl. 14) with their due date and actual days to pay. Alerts flag late notices, overdue details and unpaid certificates.
Indicadores que calculaIndicators it calculates
| IndicadorIndicator | CálculoFormula | Qué te diceWhat it tells you |
|---|---|---|
| CPI | EV / AC | Eficiencia de costoCost efficiency |
| SPI | EV / PV | Eficiencia de plazo (en costo)Schedule efficiency (cost based) |
| SPI(t) | ES / AT | Plazo en tiempo, con Earned ScheduleTime-based schedule index, Earned Schedule |
| TCPI | (BAC − EV) / (BAC − AC) | Rendimiento necesario para cerrar en presupuestoPerformance needed to finish on budget |
| EAC | 4 métodos4 methods | Costo final estimadoEstimate at completion |
| VAC | BAC − EAC | Sobrecosto o ahorro proyectadoProjected overrun or saving |
| Fin previstoForecast finish | Earned Schedule | Fecha de fin y días de retrasoFinish date and days late |
| Holgura de cajaCash headroom | Saldo − mínimoBalance − minimum | Semanas por debajo del colchónWeeks below the buffer |
¿Quieres probar los cálculos con tus cifras antes de comprar? Usa nuestra calculadora de valor ganado gratis.Want to try the calculations with your own numbers before buying? Use our free earned value calculator.
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Vídeos cortos con cada plantilla paso a paso, trucos de Excel y nuevos lanzamientos en @beelanceshop.Short videos walking through each template, Excel tips and new releases at @beelanceshop.
Cómo se usa cada mesMonthly routine
- Define idioma, moneda, fechas y umbrales en CONFIG.Set language, currency, dates and thresholds in SETTINGS.
- Carga partidas WBS, proveedores y tipos de cambio en CATÁLOGOS.Load WBS items, suppliers and FX rates in CATALOGS.
- Mensualiza el presupuesto aprobado en PRESUPUESTO.Phase the approved budget by month in BUDGET.
- Registra contratos, pagos y cobros con su fecha programada; añade la fecha real al pagar o cobrar.Log contracts, payments and collections with their scheduled date; add the actual date once paid or collected.
- Pega el avance físico desde tu programa de obra.Paste physical progress from your schedule.
- Mueve el mes de corte: los dashboards se actualizan solos.Move the cut-off month: the dashboards update on their own.
Qué incluye y requisitosWhat’s included and requirements
- Libro .xlsx con 15 hojas y 13 tablas de Excel, en español e inglés con un clic..xlsx workbook with 15 sheets and 13 Excel tables, English and Spanish with one click.
- Proyecto de ejemplo completo: planta solar FV de 20 MWp con 160 pagos, 21 cobros, 6 contratos, 6 variaciones, 2 reclamos y 7 certificados.Full sample project: a 20 MWp solar PV plant with 160 payments, 21 collections, 6 contracts, 6 variations, 2 claims and 7 certificates.
- Capacidad de las matrices: 10 partidas CAPEX, 10 OPEX y 6 tipos de ingreso; 20 partidas en el análisis EVM; 12 meses y 13 semanas.Matrix capacity: 10 CAPEX items, 10 OPEX items and 6 inflow types; 20 items in the EVM analysis; 12 months and 13 weeks.
- 8 monedas con tipo de cambio mensual (USD, EUR, PEN, MXN, COP, CLP, ARS, GBP).8 currencies with monthly FX rates (USD, EUR, PEN, MXN, COP, CLP, ARS, GBP).
- Sin macros. Excel 2019, 2021 o Microsoft 365 de escritorio, en Windows o Mac. No compatible con Google Sheets.No macros. Desktop Excel 2019, 2021 or Microsoft 365, on Windows or Mac. Not compatible with Google Sheets.
- Manual de usuario en PDF (español e inglés), con cada hoja explicada paso a paso.PDF user manual (English and Spanish), with every sheet explained step by step.
- Descarga inmediata y soporte por correo en 24 h.Instant download and email support within 24 h.
Preguntas frecuentesQuestions
¿Necesito saber de valor ganado?Do I need to know earned value?
No. El dashboard explica cada indicador en una línea y el veredicto se lee como un semáforo. Si ya lo usas, encontrarás Earned Schedule y TCPI, que pocas plantillas incluyen.No. The dashboard explains each indicator in one line and the verdict reads like a traffic light. If you already use it, you’ll find Earned Schedule and TCPI, which few templates include.
¿Funciona con Primavera P6 y MS Project?Does it work with Primavera P6 and MS Project?
Sí, por copiar y pegar. La hoja de avance físico trae la guía de qué vista y qué columnas exportar de cada uno. No se conecta en vivo.Yes, by copy and paste. The physical progress sheet includes a guide to which view and columns to export from each. It does not connect live.
¿Puedo usarla en proyectos que no siguen FIDIC?Can I use it on projects that don’t follow FIDIC?
Sí. Las cláusulas son de referencia; los plazos de aviso, de pago, la penalidad y la garantía se ajustan en CONFIG.Yes. The clauses are a reference; notice and payment periods, delay damages and security are set in SETTINGS.
¿Y si mi proyecto tiene más partidas?What if my project has more items?
Los registros crecen sin límite práctico. Las matrices de flujo admiten 10 partidas CAPEX y 10 OPEX, y un contador avisa si te pasas. Si necesitas más, lo adaptamos a medida.The logs grow with no practical limit. The cash-flow matrices take 10 CAPEX and 10 OPEX items, and a counter warns you if you exceed them. Need more? We can tailor it.
Lleva el control de tu obra al comité, en verde, ámbar o rojoTake your project controls to the board: green, amber or red
Plantilla completa con proyecto de ejemplo, en español e inglés. ¿Necesitas adaptarla a tu empresa? También la hacemos a medida.Full template with a sample project, in English and Spanish. Need it adapted to your company? We also build it to measure.
¿Se te queda corta una plantilla? Lo hacemos robusto, a medidaOutgrown a template? We build it robust, to measure
¿Necesitas el control conectado a tu ERP, a Primavera P6 o en una app para tus obras?Need project controls linked to your ERP, Primavera P6 or in an app for your sites? Desarrollamos software para tus procesos: apps de escritorio, apps de campo y paneles conectados a tus datos.We build software for your processes: desktop apps, field apps and dashboards connected to your data.
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